Tekintettel a COVID-19 által okozott és hosszú távon előre nem látható üzleti hatásokra a 100%-ban állami tulajdonú, nagymúltú fordítóirodában – amely jogszabály alapján felelős a hiteles fordítások ellátásáért – 2020. áprilisában felállításra került az OFFI Stratégiai Kockázatokat Kezelő Munkacsoportja. A váratlanul megváltozott üzleti környezetben a munkacsoport rövid időközönként áttekinti az alapítói joggyakorló által jóváhagyott, a 2019-22 közötti középtávú időszakra vonatkozó intézményfejlesztési cégstratégia és az alapítói joggyakorló Igazságügyi Minisztérium által jóváhagyott 2020. évi üzleti terv kockázatmentes megvalósíthatóságát.
Az OFFI Stratégiai Kockázatokat Kezelő Munkacsoport tagjai: a vezérigazgató, a Számviteli és Pénzügyi Osztály vezetője, a HR és Munkaügyi Osztály vezetője, a Kontrolling és Minőségbiztosítási Osztály vezetője, valamint a projektek koordinációjáért felelős vezérigazgatói tanácsadó. A válsághelyzetben meghozott vezérigazgatói utasítások mögött a stratégiai munkacsoport elemzése áll.
A stratégiai kockázatok folyamatos, a válsághelyzet alatti elemzése hozzájárul a társaság közfeladatellátásának – különösen a hiteles fordítás, fordításhitelesítés, bírósági és hatósági tolmácsolás és egyes kormányzati fordítások ellátása – üzemszünetmentes biztosításához, a pénzügyi egyensúly megtartásához, és a válsághelyzet elmúlta után az eredményes és hatékony újrainduláshoz. A munkacsoport megállapította, hogy az otthoni munkavégzés, és az ehhez szükséges IT infrastruktúra biztosítása, valamint a dolgozók és az ügyfelek egészségvédelméhez szükséges intézkedések rugalmasan és teljeskörűen megtörténtek. A munkaerőt érintő kockázatokról és lehetséges intézkedésekről a vezérigazgató május végéig tájékoztatta az OFFI több mint 140 alkalmazottját képviselő Üzemi Tanácsot is.
A 2020. március 11-én 15.00 órától Magyarország egész területére kihirdetett veszélyhelyzettel, a kijárási korlátozásokkal a személyes ügyintézések lehetősége jelentősen csökkent, valamint a veszélyhelyzet idejére a lejáró okmányok is érvényesek maradtak, így azok cseréjére a veszélyhelyzet megszűnéséig nincs szükség. A közigazgatásban az online ügyintézés lehetősége megmaradt. Mindez tükröződik az OFFI főtevékenysége, a hiteles fordítások és a fordításhitelesítések tekintetében. A COVID-19 hatására a személyes jelenlétet igénylő, papír alapú hiteles fordítások iránti igény átmenetileg visszaesett, és az online intézhető szolgáltatások is kisebb mértékben csökkentek. A bírósági eljárások leállásával egyidejűleg a bírósági és hatósági tolmácsolási igényekhez is alkalmazkodnia kellett az állami fordítóirodának.
A társaság, amely 2019-ben ünnepelte az állami fordítószolgálat 150 éves évfordulóját, a COVID-19 miatt nem bocsátott el munkaerőt, a dolgozók a munkabérüket folyamatosan megkapták, munkaidő és munkafeladat beosztásuk a home office bevezetésével együtt a beérkezett – csökkenő számú – megrendelésekhez rugalmasan alkalmazkodva módosult. Az OFFI az egészségügyi válsághelyzet alatt a fordító és lektorfelvételeket szünetelteti, mentori- és gyakornoki programját pedig ősszel indítja újra. E körülményekről az OFFI weblapján folyamatos nyilvános tájékoztatások találhatóak.
Mindezek az intézkedések a hiteles fordítási, fordításhitelesítési és igazságügyi tolmácsolási közfeladatellátást folyamatosan biztosítják. A munkacsoport többek között javasolta a vezérigazgató számára az OFFI Akadémia online képzési formák mielőbbi kiterjesztését, az e-learning rendszer szélesítését, az üzleti terv újragondolását, valamint a COVID-19 utáni időszakra az eddigi intézkedések közül a hosszú távon is fenntartandók körének – mint amilyen az otthoni munkavégzés, vagy az egészségmegtartó rutinok beépítése az ügyfélszolgálati munkába – meghatározását. A munkacsoport legutóbb a 22. naptári héten ülésezett.
