HINWEISE ZUR DATENVERARBEITUNG

Die Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates (GDPR) schreibt vor, dass der betroffenen Person in knapper, transparenter, verständlicher und leicht zugänglicher Form Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten erteilt werden müssen.

Die Verarbeitung von Daten gemäß GDPR bezieht sich nicht auf die Verarbeitung von nicht personenbezogenen Daten.

Dieser Verordnung Genüge leistend informieren wir im Folgenden unsere Auftraggeber, die unsere Leistungen in Anspruch nehmen, unsere sonstigen Vertragspartner bzw. die Besucher unserer Internetseite über die Vorschriften unserer Gesellschaft betreffend die Verarbeitung von Daten und den Datenschutz.

I. VERANTWORTLICHER

	Verantwortlicher
Name:	Ungarisches Nationalbüro für Übersetzungen und Beglaubigungen geschl. AG (OFFI geschl. AG)
Sitz:	1062 Budapest, Bajza utca 52.
Postanschrift:	1394 Budapest, Pf. 359.
Telefon:	+36-1-428-9600
Internetseite:	www.offi.hu
E-Mail:	adatkezeles [at] offi [dot] hu (adatkezeles[at]offi[dot]hu)
Datenschutzbeauftragter:	OFFI geschl. AG, Kabinett

II. FÜR DIE VERARBEITUNG VON DATEN MASSGEBLICHE RECHTSVORSCHRIFTEN

• Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr (GDPR, Datenschutz-Grundverordnung)
• Gesetz Nr. CXII aus dem Jahre 2011 über das Recht auf informationelle Selbstbestimmung und die Informationsfreiheit.

III. BEGRIFFSBESTIMMUNGEN GEMÄSS GDPR

• Personenbezogene Daten: Alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person („betroffene Person“) beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann;
• Verarbeitung von Daten: Jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführter Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung;
• Verantwortlicher: Die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.

IV. GRUNDSÄTZE DER DATENVERARBEITUNG BEI DER OFFI GESCHL. AG

• Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten auf rechtmäßige Weise, nach Treu und Glauben und in einer für Sie nachvollziehbaren Weise. Die Datenverarbeitung erfolgt aufgrund der Ermächtigung durch eine Rechtsvorschrift, zur Erfüllung von Vertragspflichten oder im berechtigten Interesse unserer Gesellschaft bzw. mit Ihrer freiwilligen Zustimmung, die auf einer vorherigen Information beruht.
• Wir sammeln die personenbezogenen Daten nur aus dem festgelegten, eindeutigen und rechtmäßigen Zweck und verarbeiten diese nicht auf eine Weise, die mit den Zwecken unvereinbar ist.
• Unsere Gesellschaft trifft alle rationalen, notwendigen und angemessenen Maßnahmen, damit die von uns verarbeiteten Daten richtig und aktuell sind. Personenbezogene Daten, die unrichtig sind, werden unverzüglich gelöscht oder aufgrund Ihrer ausdrücklichen Bitte oder dementsprechend, wie wir offiziell Kenntnis davon erlangen, berichtigt.
• Mit der Anwendung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen gewährleisten wir die angemessene Sicherheit der personenbezogenen Daten und ihren Schutz vor unbefugter oder unrechtmäßiger Verarbeitung und vor unbeabsichtigtem Verlust, unbeabsichtigter Zerstörung oder unbeabsichtigter Schädigung.
• Die Datenschutzinzidenzen melden und bearbeiten wir bei deren Bekanntwerden innerhalb der von den Rechtsvorschriften vorgeschriebenen, möglichst zeitnahen Frist.
• Ihren Verfügungen in Bezug auf Ihre Daten kommen wir auf die in den Rechtsvorschriften festgelegte Weise, innerhalb der dort festgelegten Frist nach.

V. VERARBEITUNG VON DATEN IM ZUSAMMENHANG MIT VERTRAGSVERHÄLTNISSEN UND ANGEBOTSABGABEN

Unsere Gesellschaft stellt zur Ausübung ihrer Tätigkeit Mitarbeiter an, erstellt Angebote für die Auftraggeber bzw. schließt Verträge ab und führt zudem eine zu ihrem Betrieb notwendige Tätigkeit in Bezug auf Beschaffung, Archivierung sowie Dokumentenverwaltung aus. In diesem Kreis verarbeitet und bewahrt sie die unten aufgezählten Daten im Interesse der angeführten Zwecke bis zum angeführten Zeitpunkt:

• Durchführung von Aufnahmeverfahren,
• Kontakt (Ersuchen mit Verkaufsabsicht),
• Vertragsabschluss,
• Vertragserfüllung,
• Verwaltung von Rechnungen und Außenständen,
• Geltendmachung vertraglicher Rechtsansprüche (z. B. Beschwerde, Gewährleistungseinrede),
• Dokumentenverwaltung und Archivierung nach Vertragserlöschen (Erfüllung oder Auflösung).

1. Aufnahme von Mitarbeitern und Fachmitarbeitern, Karriereportal:

• Unsere Gesellschaft empfängt Bewerber aufgrund Stellenanzeigen oder über ihr Karriereportal (www.offi.hu) zur Begründung von Arbeitsverhältnissen oder zum Abschluss von Werkverträgen.
• Im Falle der erfolgreichen Aufnahme schließt sie einen Vertrag ab, wobei die Verarbeitung personenbezogener Daten auf die im Vertrag festgelegte Weise bzw. bei einem Arbeitsverhältnis gemäß den internen Regelungen von OFFI erfolgt.
• Im Falle eines ergebnislosen Aufnahmeverfahrens bewahren wir die zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten – mangels abweichender Vereinbarung – 3 Monate nach dem Ende des Verfahrens auf.

2. Personenbezogene Daten im Fall einer natürlichen Person als Auftraggeberin:

Unsere Gesellschaft verarbeitet zu den obigen Zwecken folgende Daten natürlicher Personen als Auftraggeber: Name, Wohnadresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Kundennummer (Kundennummer, Auftragsnummer), Online-Kennungen. Die Datenverarbeitung beginnt rechtmäßig vor Vertragsabschluss, aufgrund des Ersuchens unserer Auftraggeber, bei Abgabe des Angebots.

• Dauer der Verarbeitung der personenbezogenen Daten: Nach Erlöschen des Vertrags die in § 169 des Gesetzes Nr. C aus dem Jahre 2000 über die Rechnungslegung zur Aufbewahrung von Dokumenten vorgeschriebene Frist, im Fall eines Angebots 10 Tage nach Ablauf des Angebots.
• Die betroffene Person wird vor Beginn der Datenverarbeitung mündlich bzw. schriftlich auf dem Angebotsblatt und dem Auftragsformular über die Datenverarbeitung informiert, die auf dem Rechtstitel der Vertragserfüllung beruht.

3. Daten der natürlichen Personen als Vertreter im Fall einer juristischen Person:

• Kreis der verarbeitbaren personenbezogenen Daten: Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Online-Kennungen der natürlichen Person.
• Zweck der Verarbeitung der personenbezogenen Daten: Erfüllung des Vertrags, der mit der juristischen Person als Partner der Gesellschaft abgeschlossen wurde, Geschäftskontakt; Rechtsgrundlage: Zustimmung der betroffenen Person.
• Dauer der Aufbewahrung der personenbezogenen Daten: Dauer des Geschäftskontakts bzw. Aufbewahrungsfrist des Vertrags.

4. Im Fall jedes Auftraggebers verarbeitete Daten

Bis zur Vertragserfüllung und bis zum Ablauf der Gewährleistungsfrist bewahren wir sowohl das zu übersetzende als auch das übersetzte Dokument und somit auch sämtliche darin befindlichen personenbezogenen Daten auf. Diese Datenverarbeitung ist zur Vertragserfüllung und im rechtmäßigen Interesse unserer Gesellschaft als Verantwortliche notwendig.

5. Registrierung auf der Internetseite der Gesellschaft

Wir verlangen von den Besuchern unserer Internetseite nur dann ihre personenbezogenen Daten, wenn sie sich registrieren und zum Einholen eines Angebotes oder zur Auftragserteilung einloggen möchten.

• Kreis der verarbeitbaren personenbezogenen Daten: Name (Vorname, Familienname), Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Online-Kennungen der natürlichen Person.
• Zweck der Verarbeitung der personenbezogenen Daten:
  • Erfüllung der über die Internetseite abgegebenen Aufträge
  • Kontaktaufnahme auf elektronischem Weg, per Telefon, SMS und auf dem Postweg
• Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung: Zustimmung der betroffenen Person.
• Dauer der Aufbewahrung der personenbezogenen Daten: bis zum Bestehen der Registrierung / Dienstleistung oder bis zum Widerruf der Zustimmung der betroffenen Person (Antrag auf Löschung).

6. Sonstige Vertragspartner

Die Daten unserer sonstigen Vertragspartner (Subunternehmer: Übersetzer/Lektoren/Dolmetscher) sowie unserer Vertragspartner im Zusammenhang mit Beschaffungen erheben und verarbeiten wir in dem durch die in Ziffer VI genannten Rechtsvorschriften festgelegten Kreis für die dort festgelegte Dauer.

VI. VERARBEITUNG VON DATEN IM ZUSAMMENHANG MIT RECHTSPFLICHTEN

1. Verarbeitung von Daten wegen Steuer- und Rechnungslegungspflichten

• Unsere Gesellschaft verarbeitet unter dem Rechtstitel der Erfüllung von Rechtspflichten, mit dem Zweck der Erfüllung gesetzlicher (§§ 169 und 202 des Gesetzes Nr. CXXVII aus dem Jahre 2017 über die Mehrwertsteuer, Gesetz Nr. CCVII aus dem Jahre 1995 über die persönliche Einkommensteuer, Gesetz Nr. LIII aus dem Jahre 2017 über die Vorbeugung und Verhinderung von Geldwäsche, Gesetz Nr. C aus dem Jahre 2000 über die Rechnungslegung) Verpflichtungen (Buchführung, Steuerzahlung) die im Gesetz bestimmten Daten von natürlichen Personen, die mit ihr als Kunden oder Lieferanten in Geschäftskontakt treten.
• Dauer der Speicherung personenbezogener Daten: 8 Jahre nach Erlöschen des Rechtsverhältnisses.

2. Im Archivgesetz bestimmte Dokumente von dauerhaftem Wert

Die Gesellschaft verarbeitet aufgrund ihrer Rechtspflicht die gemäß dem Gesetz Nr. LXVI aus dem Jahre 1995 über die öffentlichen Dokumente, die öffentlichen Archive und den Schutz der Materialien von Privatarchiven (Archivgesetz) als Dokumente von dauerhaftem Wert geltenden und von den Auftraggebern nicht entgegengenommenen Dokumente. Dauer der Aufbewahrung der Daten: bis zur Übergabe an das öffentliche Archiv.

VII. VERARBEITUNG VON DATEN IM ZUSAMMENHANG MIT DER BEOBACHTUNG DURCH VIDEOKAMERAS

In den Kundendiensträumen, an den Bargeld entgegennehmenden Stellen unseres Sitzes in Budapest werden von unserer Gesellschaft von denjenigen betroffenen Personen, die eine Transaktion im Zusammenhang mit der Verwaltung von Geld vornehmen, oder die an diesen Orten erscheinen, ausschließlich zum Zweck der Abrechnung und Sicherheit Aufnahmen angefertigt, die für die Dauer und zu dem Zweck aufbewahrt werden, die in den internen Satzungen festgelegt sind. Im Fall eines begründeten Umstands werden diese Aufnahmen unter Mitwirkung des Sicherheitsleiters von OFFI gemäß der geltenden Regelung der OFFI geschl. AG verwendet.

Zum Zweck des Vermögensschutzes sind entlang der Geldtransportwege, auf den Fluren, die zu den Verwahrungsstellen des Datenvermögens führen bzw. im Treppenhaus ebenfalls Videokameras installiert.

Über die Tatsache des Einsatzes des elektronischen Überwachungssystems wird an gut sichtbarer Stelle, gut lesbar, auf eine Weise, die die Orientierung Dritter auf dem Gelände unterstützt, ein Hinweis bzw. eine Information angebracht.

VIII. SONSTIGE FRAGEN IM ZUSAMMENHANG MIT DER VERARBEITUNG VON DATEN

1. Ihre personenbezogenen Daten können grundsätzlich die Arbeitnehmer unserer Gesellschaft zum Zweck der Aufgabenerfüllung kennen lernen.
2. Die Übersetzungsaufträge werden zum Teil von externen Subunternehmern erfüllt. Zu diesem Zweck werden die zur Übersetzung eingereichten Dokumente durch das CRM-System der Gesellschaft an die Subunternehmer weitergeleitet, wozu der Auftraggeber seine Zustimmung erteilt hat. Der Unternehmer gilt als Datenverarbeiter. Zwischen OFFI und dem Unternehmer wurde ein Vertrag zur Datenverarbeitung abgeschlossen. Der Unternehmer ist bei der Erfüllung des erteilten Auftrags verpflichtet und berechtigt, die mit der Aufgabe zusammenhängenden Dokumente ausschließlich über das CRM-System von OFFI zu verarbeiten. Wenn er Arbeitsmaterialien herunterlädt oder ausdruckt, so hat er bei Beendigung der Aufgabe für die unlesbare Löschung und physische Vernichtung der heruntergeladenen Datei und des ausgedruckten Arbeitsmaterials und die Verhinderung dessen zu sorgen, dass Dritte in irgendeiner Weise Zugriff auf diese haben. Sämtliche Risiken, die aus dieser Säumnis folgen, belasten den Unternehmer.
3. Der Unternehmer ist zur Geheimhaltung sowie dazu verpflichtet, die Rechtsvorschriften in Bezug auf den Schutz der persönlichen Rechte und die Bestimmungen der internen Satzungen von OFFI in Bezug auf die Werkverträge einzuhalten.
4. Die Daten unserer Auftraggeber – mit den Ausnahmen gemäß Ziffer VIII/2. - leiten wir ausschließlich in den Fällen gemäß der Rechtsvorschrift an Dritte weiter.
5. Unsere Gesellschaft leitet grundsätzlich keine Daten ins Ausland weiter, es sei denn, dass Sie darum ersuchen, dass die Übersetzung dorthin versandt wird.
6. Gerichte, Staatsanwaltschaften und sonstige Behörden (z. B. Polizei, Finanzamt, Nationalbehörde für Datenschutz und Informationsfreiheit) können unsere Gesellschaft ersuchen, Informationen zu erteilen, Daten mitzuteilen oder Dokumente zur Verfügung zu stellen. In diesen Fällen müssen wir unserer Datenlieferungspflicht nachkommen, jedoch nur insofern, indem dies zur Erfüllung des Zwecks des Ersuchens unabdingbar notwendig ist.
7. Wir schützen und gewährleisten die Sicherheit und das Zur-Verfügung-Stehen ihrer personenbezogenen Daten mit entsprechenden technischen und sonstigen Maßnahmen und schützen diese vor unberechtigten Zugriffen, Änderungen, Verletzungen, Veröffentlichungen und sonstiger unberechtigter Nutzung.
8. Im Rahmen von organisatorischen Maßnahmen überprüfen wir in unseren Gebäuden den physischen Zugriff, schulen fortlaufend unsere Arbeitnehmer und halten Papierdokumente mit einem entsprechenden Schutz unter Verschluss. Im Rahmen der elektronischen Datensicherheit haben wir spezifische Sicherheitsmaßnahmen in den von uns betriebenen EDV-Systemen eingeführt (Verschlüsselung, Schutz gegen Zugriffe, Handhabung von Berechtigungen usw.). Wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass die Vertraulichkeit, Unversehrtheit und das Zur-Verfügung-Stehen der Datenweiterleitung über unsere Internetseite nicht ausschließlich in den Wirkungskreis unserer Gesellschaft fällt, sodass wir hierfür keine umfassende Haftung übernehmen können. In Bezug auf die eingegangenen Daten halten wir im Interesse der Sicherheit Ihrer Daten und der Verhinderung von rechtswidrigen Zugriffen strenge Vorschriften ein.

IX. MÖGLICHKEITEN DES RECHTSBEHELFS

Sie haben die Möglichkeit,

• Informationen über die Verarbeitung Ihrer Daten einzuholen,
• die Berichtigung, Änderung, Ergänzung Ihrer von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu beantragen,
• Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten zu erheben und die Löschung sowie die Sperrung Ihrer Daten zu beantragen (mit Ausnahme der verbindlichen Verarbeitung von Daten),
• vor Gericht Rechtsmittel einzulegen,
• bei der Aufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen bzw. ein Verfahren einzuleiten (https://naih.hu/panaszugyintezes-rendje.html).

Aufsichtsbehörde: Nationalbehörde für Datenschutz und Informationsfreiheit

Sitz: 1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/c

Postanschrift: 1530 Budapest, Pf. 5

Telefon: +36 (1) 391-1400

Telefax: +36 (1) 391-1410

E-Mail: ugyfelszolgalat [at] naih [dot] hu (ugyfelszolgalat[at]naih[dot]hu)

Internetseite: https://naih.hu/

Auf Ihren Antrag informieren wir Sie über

• Ihre von uns verarbeiteten bzw. verwalteten Daten,
• deren Quelle,
• den Zweck und die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung,
• deren Dauer, wenn dies nicht möglich ist, über die Aspekte der Bestimmung dieser Zeitdauer,
• den Namen, die Adresse unserer Verantwortlichen und ihre mit der Datenverarbeitung zusammenhängende Tätigkeit,
• die Umstände und Wirkungen der Datenschutzverletzungen sowie unsere Maßnahmen in Bezug auf die Behebung und Vorbeugung dieser sowie
• die Rechtsgrundlage und den Adressaten der Datenweiterleitung im Fall der Weiterleitung Ihrer personenbezogenen Daten.

Die Information erteilen wir innerhalb eines Monats nach Antragstellung. Die Information ist kostenlos, es sei denn, Sie haben im laufenden Jahr bereits einen Antrag auf Information in Bezug auf einen identischen Datenkreis eingereicht. Wir dürfen die Auskunft nur in den im Gesetz festgelegten Fällen, mit Bezugnahme auf die entsprechende Rechtsvorschrift und mit Informationen über den Rechtsbehelf vor Gericht bzw. die Einbeziehung der Behörde verweigern. Unsere Gesellschaft informiert Sie über die Berichtigung, Sperrung, Markierung und Löschung der personenbezogenen Daten.

Wenn Ihr Antrag auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung nicht erfüllt werden kann, werden Sie davon innerhalb eines Monats nach Einreichung des Antrags – unter Anführung der Gründe für die Ablehnung und von Informationen über die Möglichkeiten des Rechtsbehelfs – schriftlich informiert.

Wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einlegen, wird der Widerspruch ebenfalls innerhalb eines Monats nach Einreichung des Antrags geprüft, und Sie werden schriftlich über unsere Entscheidung informiert. Wenn wir der Ansicht sind, dass Ihr Widerspruch begründet ist, wird die Verarbeitung der Daten – einschließlich der weiteren Aufnahme und Weiterleitung von Daten – abgebrochen, und die Daten werden gesperrt.

Wir verweigern die Erfüllung des Antrags, wenn wir nachweisen, dass die Datenverarbeitung aufgrund zwingender rechtmäßiger Gründe begründet ist, die Vorrang gegenüber Ihren Interessen, Rechten und Freiheiten haben, oder die mit der Unterbreitung, Geltendmachung oder dem Schutz von Rechtsansprüchen zusammenhängen.

Solch ein Grund kann sein, wenn die Angabe der personenbezogenen Daten auf einer Rechtsvorschrift oder auf Vertragspflichten beruht, oder die Voraussetzung eines Vertragsabschlusses ist. In diesem Fall hat die betroffene Person diejenigen angeführten personenbezogenen Daten anzugeben, deren Versäumen folgende Rechtsfolgen haben kann:

• Einholen von Daten zwecks Erfüllung einer Rechtspflicht: Unmöglichwerdung der Erfüllung der Rechtspflicht;
• Einholen von Daten zwecks Vertragsabschlusses: Ausbleiben des Vertragsabschlusses;
• Einholen von Daten zwecks Inanspruchnahme einer Dienstleistung: Verweigerung der Dienstleistung, Verlust der Gewährleistungsrechte nach der Erfüllung.

Wenn Sie mit unserer Entscheidung nicht einverstanden sind bzw. wenn wir die Beantwortungs-/Maßnahmenfrist versäumen, können Sie sich innerhalb von 30 Tagen nach Mitteilung der Entscheidung bzw. dem letzten Tag der Frist an ein Gericht wenden.

Datenschutzprozesse fallen in die sachliche Zuständigkeit der Landgerichte. Der Prozess kann – gemäß der Wahl der betroffenen Person – auch vor dem für den Wohnort oder Aufenthaltsort der betroffenen Person zuständigen Landgericht eingeleitet werden. Ausländische Staatsangehörige können sich mit ihrer Beschwerde auch an die für den Wohnort zuständige Aufsichtsbehörde wenden.

Bevor Sie sich mit Ihrer Beschwerde an die Aufsichtsbehörde oder ein Gericht wenden, bitten wir Sie, zwecks Abstimmung und möglichst zeitnaher Lösung des Problems unsere Gesellschaft zu ersuchen.

X. VERÖFFENTLICHUNG

Unsere Gesellschaft behält sich das Recht vor, diesen Hinweis zur Datenverarbeitung zu ändern. Hierüber werden die betroffenen Personen in entsprechender Weise informiert. Die Veröffentlichung der Hinweise zur Datenverarbeitung erfolgt auf der Internetseite www.offi.hu und in den Kundenservicestellen.

Budapest, den 20. Dezember 2018